Cristian Guajardo Garcia

Business Strategy

where data and creativity collide

Mis notas de High Output Management

Para mi, no hay mejor manera de procesar nueva información que escrbiéndola. Aquí, el resumen y comentarios de High Output Management. Libro que estoy poniéndo en practica en su totalidad.

1.- Indicadores como una herramienta crítica: :

Si tuvieses que escoger 5 elementos para medir la efectividad de tu negocio ¿cuales serian? ¿Cuáles serían los 5 puntos que llegarías a ver cada mañana? De acuerdo al autor los más importantes son:

  • Forecast de ventas para el dia
  • Inventario de materia prima
  • Condición del equipo
  • Mano de obra
  • Indicadores de calidad

Los indicadores son esenciales para las personas que realizan trabajo administrativo. Ayudan a iluminar el camino, miden resultados y apoyan la producción de manera sistemática.

Para tener en cuenta:

  • Siempre es mejor tener un indicador a no tener ninguno.
  • Lo que midas debe ser algo tangible, físico. Es extremadamente util preguntarse: ¿cuál es la calidad de mi producción?
Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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2.- La analogía de la caja negra

La analogía de la caja negra es bastante simple: metes materia prima y salen productos con valor agregado.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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Lo más importante de esta analogía es tener indicadores que te permitan ver dentro de la caja.

Leading indicadores son un ejemplo de cómo el trabajo dentro de la empresa se va acumulando a fin de llegar a la meta que has definido.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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3.- “Stagger” chart para anticipar ventas

Este tipo de gráfico ayuda a realizar una proyección de ventas. El gráfico se actualiza mensualmente y -por ejemplo- muestra las órdenes mensuales que tiene la empresa.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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4.- Resultado de un manager: el resultado del manager se mide través del resultado del equipo que gestiona.

A su vez, el resultado de su equipo se sumará al resultado total de la empresa. Como lo destaca el libro Extreme Ownership, no hay malos equipos, pero si malos líderes. El desentenderse del trabajo, generar cuellos de botella o procurar más trabajo del necesario es negativo, en especial para el manager, quien debe saber responder por lo que pasa con su equipo. Durante el día el manager realiza varias tareas: recopilar información, ser un modelo a seguir (debe reflejar elementos positivos), preparar y anticipar los desafíos que vienen, transmitir información, tomar decisiones y gestionar de recursos.

Asi y todo, debe saber responder por lo que sucede con la gente que maneja

5.- ¿Como mejorar los resultados de un manager?

  • Aumentar la velocidad de su trabajo: saber delegar
  • Aumentar el impacto asociado a las tareas que realiza
  • Dejar de realizar tareas de bajo impacto y enfocarse en tareas de alto impacto

6.- Reuniones

Por lo general, perdemos gran parte del día en reuniones. Hay varios tipos de reuniones, como por ejemplo las reuniones orientadas a procesos, en las cuales el foco está en la transferencia de conocimiento. El importante gira en torno a resolver un problema en particular y para este tipo de reuniones, debiese haber un proceso continuo y establecido (como por ejemplo establecer la reunión semanalmente el mismo dia a la misma hora). Cuando hay continuidad, las reuniones pasan a ser una instancia donde todos intercambian opiniones y los equipos “están en la misma pagina”. Dentro de las reuniones orientadas a procesos, hay 3 tipos que merece la pena destacar:

  • Reuniones uno a uno: supervisor y subordinado. Aprendizaje mutuo, revisión avances y resolución problemas.
  • Reuniones de staff: Ideal para el intercambio de ideas a nivel grupal. También es buena instancia para resolver problemas y conflictos dentro del grupo.
  • Discusión guiada - Decisión clara - Apoyo en ejecución: cuando hay situaciones puntuales que requieren una toma de decisión clara, es importante tener reuniones para resolver puntuales. Es inmensamente importante dejar instrucciones claras, KPI´s para medir los avances y determinar fecha para el follow up

7.- El síndrome de los colegas: cuando las personas callan su opinión al darse cuenta que el grupo piensa distinto.

Este punto es clave: cuando interactuamos en grupo no todos reaccionamos de la misma manera Por ende, es clave generar instancias donde todos den su punto de vista sin miedo a represalias o ser ridiculizados.

8.- Decisiones

Hoy por hoy las empresas son dinámicas y la jerarquía se basa mucho más en el conocimiento de la persona. Hay una gran diferencia entre la jerarquía basada en poder y la jerarquía basada en conocimiento. He aquí otro punto que coloca al manager de mando medio en un rol protagónico.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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  • ¿Qué decisión hay que tomar?
  • ¿Cuando hay que tomarla?
  • ¿Con quien hay que consultar antes de ejecutar?
  • ¿Quien da luz verde a lo que se conversó?
  • ¿A quien se le debe informar tras la reunión?

En este punto me permito hacer un desvío y recomendar Rework, un libro que me enseñó mucho sobre cómo gestionar reuniones.

Es clave que en industrias de rápido cambio, se logre un balance entre la trayectoria y el conocimiento. Al momento de tomar decisiones es muy curioso ver como dependiendo de la cultura, se verá quién tiene la última palabra. Esto lo he vivido en carne propia habiendo trabajado en Chile, Perú, Italia e India. Más sobre esto en el libro “When Cultures Collide” de Richard Lewis.

9.- Proceso de planeación:

Al momento de planear debes (1) determinar la demanda en base a lo que ha generado el mercado (2) anticipar la capacidad de producción de la empresa y por último (3) conciliar demanda con capacidad de producción.

Demanda de mercado: Si tu empresa fuese el departamento postal, tus clientes serían las unidades de negocio que requieren tus servicios y por otra parte, están tus proveedores y competidores. *Es importante ver a los competidores e incluirlos en el análisis ya que debes comprender las expectativas del cliente versus la percepción que tiene de ti. Aquí, el benchmark es indispensable para posicionar a tu empresa.

Estado actual para cubrir demanda: Define tu pipeline en términos de cómo necesitas recibir tus productos: terminados, materia prima, etc. Así mismo, define los tiempo de manera acotada.

Qué hacer para cerrar la brecha (en caso que sea necesario): Evalúa las consecuencias que tus acciones traerán y las acciones que emprenderás, eso es tu estrategia. La estrategia es lo que quieres hacer, el cómo hacerlo son las tácticas.

10.- Gestión por objetivos:

¿Donde quiero ir? Supongamos que voy a la playa y debo llegar a mi destino en 3 horas. Por viajes que he hecho anteriormente calculo que me debo demorar 2 horas.

¿Cómo mido mis avances? (KPI’s): Si he recorrido ⅓ del camino y me quedan 40 minutos para llegar, mis KPI´s están rojos. Si llevo ⅓ y estoy a 2 horas, entonces voy de acuerdo a mi KPI. El ejemplo más claro que he escuchado para medir la eficacia y avances de mi trabajo.

11.- Organizaciones híbridas:Mezcla entre gestión centralizada y autonomía de cada sucursal.

¿Qué pasa en una empresa que tiene muchas unidades independientes reportando a una unidad madre? La analogía son pequeñas cajas negras donde entra “x” y sale “y”

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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¿Qué pasa con una empresa que está orientada a su misión versus una que es completamente funcional? Cuando las empresas están orientadas en la misión su trabajo es completamente descentralizado. Cada unidad de trabajo se enfoca en sus resultados individuales, con poca conexión al resto de las otras unidades. Si llevamos esto a un modelo de franquicias, el ejemplo queda más claro: cada unidad entregará reportes financieros a final de cada mes y a fin de cuentas, esa es la mayor integración que se tiene con la empresa madre.

12.- Reportes duales

Cuando NASA puso al primer hombre en la luna, recurrió a varios proveedores para ejecutar la tarea, esto generó un resultado inesperado: la gestión de matrices.

Si surge un problema con un proveedor, toda la red de proveedores no debe ver afectado los resultados de su trabajo. El project manager que administra a los proveedores debe tener una visión panorámica y sobre todo la injerencia para intervenir cuando un proveedor no da los resultados esperados. Para que esto funcione (reportar a tu unidad y a la “organización madre”) el individuo debe dejar de lado su toma de decisiones individual en pos del grupo. Si el grupo no está cohesionado, corre el riesgo de ser una unidad aislada y por ende afectar el resultado de toda la matriz.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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Para ciertos profesionales, este tipo de matriz puede generar incertidumbre, lo cual es ciertamente incómodo. Para hacer funcionar esta forma de gestionar, cada unidad debe tener una misión clara que se inserte de manera concreta en la misión de la empresa. Así, cada persona podrá entender el impacto que su trabajo tiene en la empresa.

13.- Formas de gestionar: Nuestro comportamiento en el trabajo se ve afectado por 3 fuerzas invisibles que marcan nuestro comportamiento y relación con el entorno.

(a) Fuerzas de libre mercado: Cuando compras o vendes un bien, el precio es claro y transparente. Sin embargo, cuando agregamos valor al producto, su precio se elevará. Con cada transacción, el precio irá subiendo y el comprador pedirá un precio más bajo (así como el vendedor exigirá más dinero).

(b) Obligaciones contractuales: ¿Qué pasa cuando el valor de algo no es fácil de definir? ¿Qué pasa cuando el valor de un producto o servicio es la suma de varias partes? ¿Cómo evalúo el resultado de cada persona? Cuando se firma un contrato, el manager tiene el derecho a monitorear de manera individual el trabajo y resultados de cada miembro del equipo, a fin de entender y cuantificar el resultado de cada persona.

(c) Valores culturales: cuando el ambiente cambia de manera vertiginosa y no sabes muy bien que hacer, lo que te mantiene centrado es la cultura y el sentido de pertenencia. Un grupo de valores y objetivos, así como métodos para ejecutar las tareas. La única manera de tener esto es a través de muchas experiencias compartidas.

14.- El modo mas apropiado de gestionar personas

Hay dos maneras para ejercer un buen control: la naturaleza en la motivación de las personas y en segundo lugar, la naturaleza del ambiente en el cual se realiza el trabajo (el cual puede ser ambiguo, con mucho estrés, etc). Los ambientes de trabajo se mueven desde un factor CUA (complejidad, incertidumbre y ambigüedad) bajo a uno alto.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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En ciertos momentos, uno de los 3 cuadrantes puede mandar pero al final, los 3 se manifestarán al mismo tiempo.

15.- Cómo motivar a las personas y la piramide de Maslow

El resultado de un manager es su desempeño personal más el trabajo de su equipo.Si el manager no es capaz de mejorar el desempeño de su equipo, entonces debe capacitar y motivar a su gente de manera apropiada.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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Cuando el dinero no es suficiente ¿cómo motivamos a las personas? Si la suma que un individuo recibe como aumento de sueldo es relevante para el, pues esta persona se mueve dentro de un modo de seguridad y certezas. Sin embargo, si lo que le importa es cuanto gana en relación al resto, la persona está motivada por auto realización y estima. Una vez que la automotivación se afirma en una persona, el individuo tendrá mucha más autonomía para realizar sus tareas.

16.- Como promover a las personas

Una de las tareas más importantes del manager será promover a los mejores empleados y una de la mejor maneras de separar paja de trigo es rotar a las personas no sólo para que tengan una visión holistica de la empresa sino para que se empoderen y demuestren su capacidad de adaptación a diversos entornos.

Así mismo, los mejores resultados se dan cuando mezclas a ciertos managers con ciertos equipos de trabajo. Allí, ambas entidades se potencian al máximo. Es tarea del manager encontrar la combinación adecuada. De acuerdo a varios expertos, la dosis justa se encuentra usando la variable denominada como TRM (Madurez alcanzada en ciertas habilidades). Si tomas a una persona que trabaja en operaciones y lo colocas en ventas, su TRM se verá afectado, pero si cuenta con la madurez necesaria, el compromiso y el equipo para nivelarse, el cambio lo habrá transformado en un profesional mucho más completo.

17.- Evaluación de subordinados: Manager como juez y jurado

Evaluando performance: este aspecto es clave, no sólo evalúas a la persona, sino que los resultados de su equipo de trabajo.

Entregando feedback: asegúrate que la persona entienda las instrucciones, hazlo resumir la conversación y clarificar dudas en caso que sea necesario. Esto es clave para evaluar su trabajo, mejorar su performance futura y motivarlo, entregar feedback y finalmente justificar aumentos de sueldo (reforzar buen trabajo).

Reforzar la dirección en la cual quiero que vaya y la cultura de la empresa son puntos claves para que la fuerza laboral funcione bien.

PS: Siempre es bueno sugerir la autoevaluación de los empleados, sin embargo un mal performer siempre tendrá tendencia a ignorar sus debilidades o bien culpar a otros.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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18.- Contrataciones y persuasión para evitar renuncias

Cuando contratas debes seleccionar un good performer, entrenarlo y educarlo para que comprenda el contexto de la empresa, determinar que tan interesado está en la visión & misión de la empresa y por ultimo, “venderle” el puesto. Para entender si la persona es adecuada, enfocate en:

  • Descripción de proyectos que fueron bien evaluados por los ex managers
  • ¿Cuales fueron sus debilidades y que esta haciendo el candidtao para eliminarlas?
  • Preguntarle porque debería contratarlo
  • ¿Qué problemas tiene en su puesto actual y cómo está tratando de resolverlos?
  • ¿Porque piensa que esta listo para este puesto?
  • ¿Cuales son sus logros más importantes?
  • ¿Cuales son sus mayores fracasos?
  • ¿Cuál fue el ramo más importante durante su universidad?

Con estas preguntas buscas entender el expertise técnico, performance previo, discrepancias entre lo que sabía y lo que hizo y finalmente, sus valores operacionales (cómo ejecuta).

Cuando se trata de persuadir a un empleado para que no renuncia, es clave darle atención de inmediato y dejar de lado lo que estás haciendo. Escuchar sus razones y hacerle entender con ejemplos concretos qué tan importante es para la empresa tenerlo. Sobretodo, déjalo hablar que se desahogue y diga todo lo que lo tiene incómodo. Involúcralo en la solución e intenta salvar la pérdida a toda costa (si la persona así lo amerita). 19.- Estímulos y compensaciones en base a objetivos cumplidos

El dinero es clave en todas las etapas de jerarquía de Maslow, pero en la medida que asciendes, el significado del dinero cambia. Por ejemplo, cuando ganas mucho más dinero del que necesitas, comienzas a percibir tu rol en relación al resto de los empleados. Un esquema de compensaciones donde se evaluen varios aspectos en una buena herramienta para estimular a los empleados; ¿los resultados son del individuo o de un equipo? ¿Afectan a una unidad de negocios, la división a toda la empresa? Un ejemplo concreto es tener un bonus que se base en 3 pilares: primero, performance individual (evaluado por su supervisor), segundo, resultados del equipo que gestiona y el tercer elemento, performance financiera de la empresa.

Esta imagen pertenece al libro High Output Management de Andy Grove

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20.-Capacitar es trabajo del manager

El manager no es la cara de la empresa, son los empleados y ellos son los encargados de dejar una buena impresión en el cliente. Un empleado bien capacitado será el mejor embajador de la marca. Así mismo, en industrias dinámicas como tecnología, la capacitación continua es crítica para el éxito de la empresa.

Hasta aquí llegan mis notas. Me encantó el libro y como un buen plato de comida, sugiero acompañarlo de (1) Rework de 37Signals (2) Extreme Ownership de Jocko Willink y  (3) When Cultures Collide de Richard Lewis.

Puedes ver los libros que estoy leyendo y he leido en mi perfil de Goodreads.

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